En días pasados, me fue expedida una factura. Por supuesto que lo que me entregaron fue una hoja impresa, a través de un documento pdf, la cual, a pesar de cumplir con los requisitos fiscales, para todo fin práctico es un comprobante digital incompleto. Como sabemos, se requiere el “equisemeele”. Al solicitarlo, no tenían idea de que estaba pidiendo. A final de cuentas, (y de alrededor de 8 minutos de explicaciones), me fue entregada otra impresión, con el XML en ella, a pesar de darles mi correo electrónico y traer una memoria USB conmigo.

¡Esto fue en una agencia automotriz! ¿Qué podemos esperar de las PyMEs que pronto se verán obligadas (si no es que ya lo hicieron) a migrar al esquema de facturación electrónica?

La constante que hemos encontrado,  es la desinformación. Se está generando una cantidad de archivos XML que quedan en un hoyo negro, a pesar de ser parte integral de nuestros comprobantes fiscales digitales. Por cierto, es obligación del receptor perseguir estos documentos. Ahora bien, en el mejor de los casos, tendremos estos archivos apareados (PDF y XML), pero después… ¿Qué hacer con ellos?

El primer paso es entender claramente cómo funciona la facturación electrónica. Hay mucha información en el SAT, por lo que no es objetivo de estas líneas el desglosar las reglas básicas de operación. Lo que debemos entender, además, es que beneficios podemos obtener de la facturación electrónica y las piezas empezarán a acomodarse. Por ejemplo, al tener la facturación (emitida y recibida) en medios digitales, podemos ahorrar una gran cantidad de papel. Las búsquedas tokenizadas sobre proveedores, clientes, conceptos, tasas, etc. Se harán en cuestión de segundos. La próxima vez que se requiera encontrar la factura de la última compra de tiempo aire, de gasolina, medicamentos, o de la computadora del jefe, podremos fácilmente obtener esta información sin necesidad de pasar horas revisando el archivo cronológico de facturas.

Después de entender: Organizar. Todos tenemos nuestro propio sistema de organización, pero la clave estará en estandarizar. Por ejemplo, es común que varias personas pidan facturas al mismo RFC. Las empresas que están enviando las facturas por correo electrónico, siempre lo enviarán a la dirección que tengan  registrada. ¿Cuántas personas no han recibido facturas que no son suyas y por tanto, no las turnan al departamento correspondiente? Esto significa que la adopción de la facturación electrónica en nuestro país, no solo implica modificaciones fiscales, sino incluso, operativas.

En entradas posteriores, seguiremos hablando de organización y posibles soluciones y escenarios para lograr explotar de forma benéfica la facturación electrónica.

Pero que pasa en nuestra industria de la hospitalidad cuando después de un arduo día de trabajo llegamos a nuestra habitación levantamos el teléfono y queremos escuchar los mensajes, guiados por un contestador automático en un idioma que no entendemos, o buscamos una película para relajarnos y tenemos que descifrar la manera de introducir los comandos en el control para ver el menú interactivo (cuando de interactivo solo tiene el hecho de que responde al encendido del aparato).
Vamos al restaurant y ningún mesero sabe la clave para conectarnos al WiFi y por si esto no fuera poco, el uso de la red tiene un costo; regresamos a la habitación y la llave no abre, todo esto  se oye tan caótico cuando vamos de vacaciones y nos toca vivir alguna de estas situaciones, pero estando de vacaciones lo toleras; es realmente caótico cuando nos hospedamos por motivos de trabajo pregúntenle al recepcionista si, no.

En la actualidad ya no es factor imperante el costo de los servicios dentro de la industria de la hospitalidad, la calidad, la atención, y la variedad de servicios se han convertido en un factor de decisión con mayor peso para todos como consumidores y eso es lo que nos hace decidir dónde comer, dónde hospedarnos, con quien contratar un tour, la renta de un auto etc.

Es por eso que los prestadores de servicios deben siempre estar atentos en la calidad del servicio que otorgan a sus clientes, deben mejorar, renovar y si es necesario incorporar nuevas maneras de otorgarlos. El estar a la vanguardia en un negocio tan competitivo como el de la hospitalidad no solo se trata de tener una buena playa, buenas instalaciones o una buena ubicación, debe otorgar servicios de primera y para lograrlo el prestador de servicios debe saber cuál es el nivel de servicios que otorga de una manera sistemática y profesional, es por eso que el contar con una herramienta para medir el índice de satisfacción de sus huéspedes es algo necesario y primordial, el solo intuir o imaginarse que el nivel de sus servicios son buenos es algo que el empresario de hoy no puede ni debe hacer ya que pierde toda la objetividad al respecto de lo que busca.

El contar con estas herramientas no solo es tema de los grandes corporativos o cadenas de negocio, hoy en día la Pyme de la hospitalidad debe adoptar estas herramientas como parte de sus estrategias diarias de crecimiento porque a través de ellas puede no solo elevar el nivel de sus servicios, los sistemas que miden los índices de satisfacción de los clientes permiten corregir el rumbo de las estrategias antes de que estas hayan fracasado totalmente y que, aparte de dinero se haya perdido tiempo y clientes.

El adoptar estas herramientas como parte de la operación diaria del negocio nos permite llegar a determinar las nuevas tendencias que dictan los clientes de hoy en día y eso dentro del negocio de la hospitalidad es la diferencia entre crecer y sobrevivir en este mundo globalizado.