El primer problema a afrontar, entonces, es la duplicidad de información contable que debe procurar ser justificable desde el punto de vista fiscal y el punto de vista operativo. No es de extrañar, entonces, que siempre encontremos divergencias entre la contabilidad y la operación. Si aunado a esto añadimos el elemento de que los comprobantes fiscales digitales vienen a ser una nueva fuente de información ‘auditable’, entonces el problema crece.

La evolución de varias décadas de sistemas transaccionales contrapuesta contra la novedad de la facturación electrónica, ha hecho que el tercer elemento en discordia (¡los CFDs!) sea por un lado el elemento de valor para el fisco y por el otro el elemento con el que menos experiencia se tiene. Entonces, la propuesta operativa deberá ser el llevar la experiencia de la automatización de procesos transaccionales a este nuevo elemento.

Con esta visión, encontramos pocos productos que permiten el lograrlo, o bien lo hacen de manera inconclusa. Debemos considerar primero que nada la división de los comprobantes en dos grandes rubros: Emitidos y Recibidos (además de la facturación inter-compañías de un mismo grupo). La recopilación de los comprobantes deberá entonces ser de varias fuentes: Tomar los CFDs emitidos por los diferentes sistemas propietarios (interfases), en los diferentes puntos geográficos donde sean emitidos (repositorios arbitrarios) y por otro lado los recibidos de forma manual (USB, por ejemplo), por correos electrónicos (diversos buzones) o tomados de sitios de los proveedores (exprofeso).

Si logramos obtener el 100% de estos comprobantes, estamos en el camino correcto para el control de este nuevo reto que es la facturación electrónica…

Jump on to the Cloud!

Cuántas veces ha oído hablar de la nube y se queda en una nube tratando de resolver el término ¿Qué es la nube?, ¿debemos utilizar una VPN?, ¿la aplicación está en Browser? ”Bueno para mi es mejor si subimos todo a la nube y así no gastamos en TI” (¿Cuántas veces lo eh escuchado?).

Pero en realidad ¿qué podemos a provechar de la nube?, ¿qué cosas podemos explotar y beneficiarnos sin tener que arrepentirnos de tomar ese camino tecnológico?

Recordemos que la nube es el internet, así de plano y llano, (aunque hay ciertos “issues” tecnológicos y hasta comerciales que no debemos de perder de vista). Para poder sacar todo el provecho comercial, de operación y hasta de innovación no debemos de perder de vista el primer “issue”, los sistemas críticos de misión no deben ser montados en la nube (hasta el día de hoy).

Ya teniendo esta primer consideración puede subir, rentar, tener un host, contratar un outsourcing, estar en lo último en tecnología (hardware, sistemas operativos, de comunicación) y de paso ahorrarnos un buen dinero, todo eso sin mencionar la eficiencia que le proveeríamos a nuestro negocio, así de buena es la nube con nuestro negocio, ¿tercerizar su departamento de TI?, ¿por qué no?, sistemas de medición B.I., claro! sistemas administrativos, sistemas contables, la maquila de su plantilla laboral, todo esto puede beneficiarnos y con suerte hasta enderezaríamos nuestras políticas de operación o comerciales; claro debemos ver ¿cómo y con quién?.

Lo que es un hecho es que cada día en México los proveedores se están preparando mejor para poder otorgar estos servicios de manera más eficiente.

Habrá localidades que todavía no cuenten con la infraestructura correcta pero ya cada día son menos; este cambio de rumbo en su negocio le dará también una independencia como nunca la había pensado, no necesitaría estar con el pie siempre adentro de la oficina, aunque tampoco diría que no deberá pisarla regularmente, ya sabe, a ojo del amo, nos quitamos de muchos problemas; pero lo que sí le puedo decir es que, al  alejarnos un poco de la pintura la podemos apreciar mejor.

Busque una buena asesoría al respecto, hay una gran variedad de servicios y presupuestos en la actualidad, claro hay de todo, pero hay profesionales que lo llevaran sin problemas a lo que está buscando; trate en lo posible de no integrar proveedores o querer usted mismo integrar la solución porque si llega haber un problema, por lo general no sabremos en qué punto se encuentra, pero con un proveedor que otorgué “all the package” tendrá la oportunidad de vez en cuando, de tener algunos tiros en el green.

¡Esto fue en una agencia automotriz! ¿Qué podemos esperar de las PyMEs que pronto se verán obligadas (si no es que ya lo hicieron) a migrar al esquema de facturación electrónica?

La constante que hemos encontrado,  es la desinformación. Se está generando una cantidad de archivos XML que quedan en un hoyo negro, a pesar de ser parte integral de nuestros comprobantes fiscales digitales. Por cierto, es obligación del receptor perseguir estos documentos. Ahora bien, en el mejor de los casos, tendremos estos archivos apareados (PDF y XML), pero después… ¿Qué hacer con ellos?

El primer paso es entender claramente cómo funciona la facturación electrónica. Hay mucha información en el SAT, por lo que no es objetivo de estas líneas el desglosar las reglas básicas de operación. Lo que debemos entender, además, es que beneficios podemos obtener de la facturación electrónica y las piezas empezarán a acomodarse. Por ejemplo, al tener la facturación (emitida y recibida) en medios digitales, podemos ahorrar una gran cantidad de papel. Las búsquedas tokenizadas sobre proveedores, clientes, conceptos, tasas, etc. Se harán en cuestión de segundos. La próxima vez que se requiera encontrar la factura de la última compra de tiempo aire, de gasolina, medicamentos, o de la computadora del jefe, podremos fácilmente obtener esta información sin necesidad de pasar horas revisando el archivo cronológico de facturas.

Después de entender: Organizar. Todos tenemos nuestro propio sistema de organización, pero la clave estará en estandarizar. Por ejemplo, es común que varias personas pidan facturas al mismo RFC. Las empresas que están enviando las facturas por correo electrónico, siempre lo enviarán a la dirección que tengan  registrada. ¿Cuántas personas no han recibido facturas que no son suyas y por tanto, no las turnan al departamento correspondiente? Esto significa que la adopción de la facturación electrónica en nuestro país, no solo implica modificaciones fiscales, sino incluso, operativas.

En entradas posteriores, seguiremos hablando de organización y posibles soluciones y escenarios para lograr explotar de forma benéfica la facturación electrónica.